Voorkom informatieproblemen met de validatiecyclus
Bij Gebouw Informatie Management moet je rekening houden met vele aspecten, want voor je het weet is er sprake van een ’informatieprobleem’. Met de combinatie van een gestructureerde aanpak, gebouwinformatiesoftware en een opname-app kun je ervoor zorgen dat je gebouwinformatie up-to-date blijft.
Gebouwinformatie
Bij vele processen is gebouwinformatie nodig of komt er gebouwinformatie beschikbaar. Hier zijn veel partijen bij betrokken. Elke corporatie pakt dit op een eigen manier op. Waar corporaties niet in verschillen is dat de informatie op veel plekken nodig is en op veel plekken terechtkomt.
Wat wij veel zien is dat iemand binnen de corporatie verantwoordelijk wordt gesteld voor het ‘Gebouw Informatie Management’. Vaak is dat een vastgoedbeheerder of het hoofd bedrijfsbureau. De laatste tijd zien we dat speciaal voor dit doel mensen worden aangenomen, zogenaamde Gebouwinformatiemanagers.
Daarbij zien we ook steeds vaker dat een externe partner hierbij ondersteunt.
Informatieprobleem
Met Gebouw Informatie Management kun je vele ‘informatieproblemen’ oplossen. Grofweg kunnen we die problemen onderverdelen in vier categorieën:
- Niet beschikbaar
Als informatie wel nodig is maar niet beschikbaar, dan is duidelijk sprake van een informatieprobleem. Het kan zijn dat de informatie er überhaupt niet is geweest, maar het kan ook zijn dat die verloren is gegaan door bijvoorbeeld een fusie of overgang naar een ander systeem.
- Niet vindbaar
Het komt veel voor dat de benodigde informatie er wel is, maar dat niet bekend is waar die is. Vaak is dit het gevolg van het gebruik van meerdere systemen bij meerdere afdelingen. In zo’n geval wordt de informatie vaak onnodig opnieuw vergaard, bijvoorbeeld door het (laten) doen van een inspectie.
- Niet betrouwbaar
Een ander veelvoorkomend probleem is dat de informatie wel wordt gevonden, maar dat onbekend is of die informatie wel klopt. Bijvoorbeeld doordat niet bekend is wat de bron van de informatie is, hoe oud die is en of er nadien wijzigingen zijn geweest.
- Niet op de juiste locatie
Als er meerdere plaatsen zijn waar informatie kan zijn opgeslagen, dan zorgt dat al gauw voor een van bovenstaande problemen. En als informatie op meerdere plaatsen tegelijk is, zorgt dat ook voor een informatieprobleem, namelijk: welke informatie is de juiste?
Onderzoek onder 60 woningcorporaties
Om te kunnen vaststellen wat de informatiebehoefte precies is, hebben wij onderzoek gedaan onder 60 woningcorporaties. Daarmee zijn we tot een standaard gekomen die nu algemeen landelijk wordt gehanteerd.
Per functie (medewerker) ligt de informatiebehoefte anders. Wij hebben in kaart gebracht welke functies welke informatiebehoefte hebben.
De vraag is nu: hoe kom je tot de juiste informatie en hoe houd je die actueel? Het antwoord op die vraag is: De Validatiecyclus.
De Validatiecyclus is de oplossing
Het informatieprobleem kun je oplossen door het volgen van de Validatiecyclus:
- Informatie-eigenaar
Allereerst is het verstandig om voor elke informatiecategorie intern een informatie-eigenaar aan te wijzen die verantwoordelijk is voor de beschikbaarheid en de kwaliteit van de gebouwinformatie.
- Regelgeving
De informatie moet voldoen aan de geldende regelgeving. Verandering van wetten en regels kan leiden tot nieuwe (eisen aan de) informatie. Op dit moment werken veel corporaties bijvoorbeeld aan de rookmelderregistratie (1 juli) en de NEN2580-verplichting (1 januari).
- Bron
Bepaal voor elk stuk informatie wat de bron is en of dat ook in de toekomst de bron moet zijn. Zeker in het geval informatie op meerdere plaatsen beschikbaar is, is het verstandig een van die locaties te kiezen als bron. Maak je gebruik van software voor het beheer van je gebouwinformatie dan kan dat de plaats worden waar de informatie is vastgelegd of kan die software koppelen met de plaats waar de informatie is.
- Partners
Vandaag-de-dag worden vaak ook partners verantwoordelijk gesteld voor het vastleggen van gebouwinformatie. Liftonderhoud kan bijv. rechtstreeks worden vastgelegd door de contractant. Dit scheelt je als woningbeheerder veel werk en komt de kwaliteit van de informatie ten goede.
- Actualisatie
Ook kunnen partners worden ingezet voor woninginspecties, bijvoorbeeld bij een huurdersmutatie of periodieke inspectie. In zo’n geval is het handig als de opname-app die gebruikt wordt (bijv. Inspectic), direct gekoppeld is aan de software voor Gebouw Informatie Management. Daarmee blijft de informatie up-to-date en is het onmiddelijk goed vindbaar.
De koppelig tussen Bryder en Movin’U is een mooi voorbeeld daarvan. Ook plattegrondswijzigingen kunnen op die manier gemakkelijk worden doorgegeven en verwerkt.
Wil je meer weten?
Wil je meer weten over Gebouw Informatie Management en de Validatiecyclus? Neem dan gerust contact met ons op.
Bryder
Wij hebben tientallen woningcorporaties geholpen met het organiseren van hun Gebouw Informatie Management (inmiddels wordt 20% van alle sociale huurwoningen via ons platform beheerd). Hiermee verbeteren corporaties in hoge mate de kwaliteit van hun dienstverlening en krijgen ze controle over de informatie.
T (088) 04 03 210
E support@bryder.com
Movin’U
De uitdaging ligt in het actueel houden van je gebouwinformatie. Met de applicatie Inspectic ondersteunen wij het up-to-date houden van de dagelijkse gegevens van de corporatie. Zo is je gebouwinformatie altijd actueel.
T (085) 888 9446
E info@movinu.nl