De kloof tussen de klusbon en de meerjarenbegroting
Planmatig en dagelijks onderhoud zijn bij veel corporaties twee verschillende werelden. De ene werkt met jaarschijven, budgetten en conditiescores. De andere met meldingen, storingen en werkorders. Ze gaan over dezelfde woningen, maar de informatie uit de ene wereld bereikt de andere lang niet altijd.
Dat is een gemiste kans. Dagelijks onderhoud laat voortdurend zien wat er in het bezit werkelijk gebeurt. Vijf lekkages in hetzelfde complex binnen een jaar kunnen meer zeggen over de staat van het dak dan een conditiemeting van drie jaar geleden. Als tientallen ketels in één complex steeds opnieuw in storing vallen, is het verstandig opnieuw naar het geplande vervangingsmoment te kijken. Terugkerende vochtklachten kunnen een signaal zijn dat er breder iets speelt.
Waarom missen dagelijks en planmatig onderhoud elkaar?
Dagelijks en planmatig onderhoud missen elkaar niet door een gebrek aan informatie. Die informatie is er al. Ze staat alleen vaak in een systeem en in een taal die niet aansluit op de onderhoudsplanning. Een melding gaat over een adres en een klacht; het MJOP over een complex en een element. Zolang die niveaus niet aan elkaar zijn te koppelen, blijven patronen gemakkelijk onzichtbaar.
Hoe registreer je werkorders slimmer voor een beter MJOP?
Slimmer registreren betekent niet méér registreren, maar gerichter registreren. Leg bij een werkorder niet alleen vast op welk adres iemand is geweest, maar ook welk element is aangepakt en wat er is gedaan. Dan kan informatie uit dagelijks onderhoud later ook iets zeggen over de onderhoudsstrategie.
“De beste informatie voor het onderhoudsplan loopt iedere dag door de organisatie.”
Hoe koppel je dagelijks onderhoud terug aan het MJOP?
De operatie praat terug naar het MJOP als er een vast moment is waarop signalen uit de uitvoering naast de planning worden gelegd. Zo wordt zichtbaar welke onderdelen structureel eerder uitvallen, waar kosten oplopen en waar de praktijk juist laat zien dat een onderdeel langer meegaat. Dat zijn precies de signalen waarmee een onderhoudsplan beter wordt.
De terugkoppeling moet ook de andere kant op werken. Als dagelijks onderhoud een onderdeel vervangt, hoort dat zichtbaar te worden in de planmatige planning. Anders staat er een paar jaar later opnieuw geld gereserveerd voor dezelfde ingreep. Dat is geen fout van de medewerker die de klus uitvoerde, maar van een proces waarin de informatie niet goed terugkomt.
Hier ligt de verbinding tussen operatie en strategie. Veel corporaties hebben beleids- en portefeuillevraagstukken zorgvuldig georganiseerd, maar benutten de informatie uit de dagelijkse uitvoering nog beperkt om toekomstplannen bij te sturen. Terwijl juist daar vroeg zichtbaar wordt welke aannames niet meer kloppen.
Wat levert de koppeling tussen dagelijks en planmatig onderhoud op?
Een koppeling tussen dagelijks onderhoud en het MJOP levert meer op dan een betere begroting. Problemen worden eerder als patroon zichtbaar en geld kan bewuster worden ingezet waar het nodig is. De beste informatie voor het onderhoudsplan loopt iedere dag door de organisatie heen. Je moet haar alleen wel terug laten praten.
