Hoe Staedion alle gebouwinformatie op orde kreeg
Vrijwel elke woningcorporatie worstelt er mee: Gebouw Informatie Management. Alle informatie moet eigenlijk altijd beschikbaar zijn, want dat werkt lekker efficient en draagt bij aan het serviceniveau. Maar hoe doe je dat? Staedion kreeg het voor elkaar.
Hoe krijg je alle gebouwinformatie op orde?
Woningcorporatie Staedion heeft er werk van gemaakt en een proces opgestart dat er voor moet zorgen dat alle gebouwinformatie digitaal wordt beheerd en op één centrale plaats wordt ontsloten. Die centrale plaats is het building intelligence platform Bryder.
Het systeem is inmiddels in gebruik genomen door Staedion.
Gebouwinformatie was overal
Ook Staedion worstelde ermee: uit intern onderzoek bleek dat de informatie over de woningportfolio verspreid lag over meerdere plekken en systemen. En niet altijd was duidelijk welk systeem of welk document het juiste of meest actuele was.
“Er was veel meer informatie beschikbaar dan we dachten, maar die was verstopt in eigen ‘datafabriekjes’.” Mieke Plaatzer, proces- en informatieanalist Staedion
Het gevolg?
“Het gevolg was dat structureel veel tijd verloren ging aan het zoeken en controleren van informatie. Ook lieten we soms onnodig inventarisaties uitvoeren die eerder al eens door een andere afdeling waren gedaan.”
Hoeveel tijd en geld hiermee per jaar gemoeid waren, is niet bekend. Maar voor veel corporaties en andere vastgoedbeheerders moet het een herkenbaar beeld zijn; uit een onderzoek uit 2014 van softwaremaker Vabi bleek dat woningbeheerders, technischbeheerders en vastgoedmanagers gemiddeld ca. 8-12 uur per week besteden aan het zoeken en delen van gebouwinformatie.
Jerry Lindenhof is manager Bedrijfsbureau bij Staedion. Hij zag de voordelen van goed Gebouw Informatie Management en wilde af van tijdverspilling en fouten door verkeerde informatie.
“Voor je het weet, wil je met z’n allen te veel. Onze focus op drie informatiecategorieën werkte goed.” Jerry Lindenhof, manager Bedrijfsbureau
Stappenplan
Staedion zag dat je niet in één stap komt tot een goed werkend systeem, maar dat je er samen met de betrokkenen naartoe moet werken:
“Goede afstemming over de requirements heeft ons enorm geholpen tijdens het proces.” Jerry Lindenhof, manager Bedrijfsbureau
En nu verder
Het smaakt nu al naar meer, want deze nieuwe manier draagt merkbaar bij aan het serviceniveau, gemak en efficiency.
Meer gebruikers, intern en extern
Staedion gaat langs de afdelingen om meer en meer medewerkers aan te sluiten op het platform, want veel mensen hebben hier baat bij en het ontlast het bedrijfsbureau van informatieverzoeken. Ook kunnen meerdere afdelingen bijdragen aan de kwaliteit van de data op het platform. De afdelingen Verhuur, Dagelijks Onderhoud, Asset Management en Woonservice hebben hun interesse al getoond.
Daan van den Berg van Bryder: “Ook externe partners kunnen op deelterreinen hun bijdrage leveren. Zo blijft de gebouwinformatie op orde en kan die worden ingezet voor vele processen.”
“Het begint met de gebruikers. Die moeten aangehaakt zijn. Daarom waren onze user stories leidend.” Mieke Plaatzer, proces- en informatieanalist
Cartotheek
De cartotheek die Staedion nog in gebruik heeft, wordt later dit jaar volledig overgezet op Bryder, zodat alle informatie op één plaats staat en goed wordt ontsloten.
Koppelingen
Staedion heeft een koppeling ingericht met het ERP-systeem, Dynamics Empire. Die koppeling helpt om bepaalde gegevens direct op het platform te krijgen. En ook andersom zijn er veel mogelijkheden: via koppelingen kan de gebouwinformatie vanuit Bryder direct beschikbaar worden gesteld in andere systemen zoals de MJOP-software en het woningverdeelsysteem.
“Je gebouwinformatie moet niet één keer op orde, maar altijd op orde.” Eric van den Berg, projectmanager Staedion
3D Digital Twins
Staedion overweegt de woningvoorraad te digitaliseren en daarna als digital twin beschikbaar te stellen op het platform. Daarmee ontstaan nog meer mogelijkheden en het vergemakkelijkt het werk van meerdere afdelingen.
Uit de Digital Twins kunnen bijvoorbeeld automatisch hoeveelheden worden berekend, plattegronden beschikbaar worden gesteld en zelfs geautomatiseerd NEN2580-meetrapportages worden gegenereerd. Staedion onderzoekt ook mogeijkheden om vanuit BIM (nieuwbouwprojecten) 3D modellen te gegeneren voor het gebouwbeheer.
Trots op het resultaat
Het ging niet zonder slag of stoot maar Staedion is trots op het eerste resultaat. Mieke Plaatzer is proces- en informatieanalist bij Staedion: “Het voelt goed dat het gelukt is om een basis neer te zetten voor het vastleggen van vastgoeddata. We bouwen het nu verder uit zodat straks alle informatie voor iedereen beschikbaar is.”
“De software móet gemakkelijk en aantrekkelijk zijn om te gebruiken. Dat is een vereiste voor succes.” Eric van den Berg, projectmanager
- Staedion is een woningcorporatie met ruim 37.000 woningen in de regio Den Haag
- Jerry Lindenhof was betrokken als manager Bedrijfsbureau bij Staedion
- Mieke Plaatzer is proces- en informatieanalist bij Staedion
- Eric van den Berg is als projectmanager aangetrokken door Staedion
- Daan van den Berg (geen familie) is als product owner verantwoordelijk voor het Bryder-platform