Veel corporaties willen hun vastgoeddata verbeteren, maar in de praktijk is ‘data op orde’ al snel een te brede opdracht. Ook bij Rijswijk Wonen was informatie lange tijd versnipperd over systemen, documenten en medewerkers. De overstap naar een nieuw ERP-systeem én de behoefte aan beter inzicht in vastgoeddata vormden samen de aanleiding om databeheer structureler aan te pakken. Daarbij bleek de belangrijkste les niet dat je zoveel mogelijk gegevens moet vastleggen, maar dat je scherp moet hebben welke informatie écht nodig is voor processen en dienstverlening. CorporatieGids.nl sprak hierover met Specialist Vastgoeddata Virna do Brito Lopes.
Het aanpakken van vastgoeddata was een langgekoesterde wens van Rijswijk Wonen, begint Virna het gesprek: “Vastgoeddata werd vaak gezien als iets abstracts. De definitie was niet altijd duidelijk en informatie zat op verschillende plekken in ons landschap. Toen we eind 2023 overstapten naar Dynamics Empire – inmiddels Zig Operations – als nieuw ERP-systeem, merkten we dat sommige vastgoedgegevens daar niet goed in kwijt konden. Tegelijk zochten we naar een plek waar we aanvullende vastgoedgegevens waar we geen goede plek voor konden vinden in Dynamics Empire in kwijt konden én zochten we naar een manier waarop collega’s bepaalde vastgoedinformatie snel konden terugvinden, zoals wie verantwoordelijk is voor schoonmaak of cv-reparaties. Ook gebruikten we nog een vastgoedmodel voor assetmanagement dat end-of-life was. Het was dus echt een samenloop van omstandigheden om het op orde brengen van vastgoeddata naar een hoger niveau te tillen.”
Basis voor vastgoedinformatie
Rijswijk Wonen liet vervolgens na een pilot de keuze vallen op Bryder. Virna: “Dit geeft ons de basis om versnipperde informatie samen te brengen en bruikbaar te maken voor verschillende afdelingen. Er werd al veel vastgelegd, maar vaak op verschillende plekken. Een opzichter hield bijvoorbeeld informatie bij over wat er in een portiek aanwezig is, terwijl dagelijks onderhoud wist welke deurnummers horen bij automatische deuren. Alleen was die informatie niet altijd makkelijk terug te vinden wanneer er een vraag kwam. Die gegevens wilden we centraliseren. Tegelijk gaat vastgoeddata niet alleen over systemen, maar ook over werkwijzen en verantwoordelijkheden. Bryder dacht vanaf het voortraject mee over hoe wij met data wilden omgaan en hoe zij dat konden ondersteunen. Daarbij ging het niet alleen om technische vastgoedgegevens, zoals NEN-gegevens, maar ook om de vraag wat bijvoorbeeld het woonteam nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen.”
Het echte werk
Die vraag – wat heeft ieder team of afdeling nodig om zijn of haar werk goed te kunnen doen – was voor de Zuid-Hollandse corporatie essentieel: “Na de implementatie begint eigenlijk het echte werk. We zijn daarom gestart met workshops met verschillende teams, zoals wonen, vastgoed en bedrijfsvoering. Bij wonen ging het bijvoorbeeld om vragen rond contractonderhoud of energielabels, terwijl vastgoed meer behoefte had aan technische details en bedrijfsvoering juist kijkt naar waarderingsinformatie. De behoeften verschillen dus sterk. Daarom hebben we gekeken naar data die direct bruikbaar is, wat laaghangend fruit is en wat later verder uitgezocht moet worden. Energielabels waren bijvoorbeeld een van de eerste koppelingen die we realiseerden en dus snel konden delen. Ook informatie over zonnepanelen en situatietekeningen konden we relatief snel verzamelen. Tegelijk kom je er door zo’n implementatie achter waar nog hiaten zitten, in ons geval bijvoorbeeld rond asbest of bepaalde complexinformatie. Juist doordat je ermee bezig bent, ontstaat inzicht in wat je al weet en waar je nog kennis moet opbouwen.”
Heldere definities
Na de implementatie verschoof de aandacht naar het beleggen van verantwoordelijkheden en het maken van keuzes, vertelt Virna: “Je moet voorkomen dat iedereen op een eigen manier gaat registreren. Daarom is het belangrijk dat de informatie betrouwbaar en bruikbaar blijft. We hebben dat stap voor stap ingericht en daarbij ook een roadmap gemaakt met datathema’s, velden en actualisatiemomenten. De belangrijkste les is dat je niet alles tegelijk hoeft te vullen. Je hoeft geen tweeduizend velden compleet te hebben om bruikbare data te krijgen; soms zijn tien of vijftien velden al voldoende. Door klein te beginnen, actualisatiemomenten af te spreken en met elkaar te blijven bespreken waarom het bijhouden van data belangrijk is, wordt databeheer steeds meer onderdeel van de organisatie.”
Juiste volgorde
Terugkijkend naar de gezette stappen was het volgens Virna erg belangrijk om eerst naar de informatiebehoefte van Rijswijk Wonen te kijken voordat de keuze voor software werd gemaakt: “Je hoort vaak dat data niet op orde is en dat er daarom software nodig is, maar dat is wat mij betreft de verkeerde volgorde. Kijk eerst wat je nodig hebt en waar je al veel informatie over hebt. Dan kun je het snelst stappen zetten. ‘Data op orde’ is zó breed dat je daarin makkelijk de weg kwijtraakt. Daarom helpt het om klein te beginnen, met laaghangend fruit, en vervolgens maandelijkse kwaliteitschecks in te richten. Ga er niet te snel vanuit dat data klopt, maar blijf controleren en actualiseren. Neem daarnaast vanaf het begin de organisatie mee. Iedereen heeft een ander beeld bij data op orde brengen, dus communiceer duidelijk waar je mee start, welke onderwerpen later komen en wat de planning is. En accepteer dat je soms moet terugduiken in wat je al hebt. Dat betekent niet dat het niet goed is, maar wel dat data altijd in beweging blijft.”
Informatie beter verbinden
“Wat betreft de toekomst van vastgoeddata verwacht ik dat AI heel belangrijk gaat worden,” sluit Virna af. “Nu maak je een export en zie je achteraf waar gegevens ontbreken. In de toekomst kun je veel gerichter vragen waar informatie mist, zodat je sneller kunt aanvullen of acties kunt ondernemen. Ook zie ik kansen om vastgoeddata beter te verbinden met signalen uit de praktijk, bijvoorbeeld via het huurdersportaal of meldingen van bewoners. Als een bewoner aangeeft dat een plattegrond niet klopt, dat schoonmaakafspraken onduidelijk zijn of dat een intercom vaker problemen geeft, kan dat waardevolle input zijn om data verder te verbeteren. Zo kun je als organisatie beter anticiperen en gerichter handelen. Dat is voor mij echt datagedreven werken: scherper zien wat er speelt en op basis daarvan betere keuzes maken, zodat we onze dienstverlening steeds verder kunnen verbeteren.”
Bron: CorporatieMedia, Foto: Rijswijk Wonen
