Arjen de Vries en Anja Zwiers (Lefier): Vastgoeddata zoveel mogelijk hergebruiken

De hoeveelheid data bij woningcorporaties stijgt exponentieel. Maar het actueel houden van deze gegevens zodat de organisatie werkt uit één betrouwbare waarheid, is een continue uitdaging. Hoe pakt woningcorporatie Lefier – verantwoordelijk voor ongeveer 33.000 vhe in Groningen en Drenthe – dat aan, wat is daarbij de rol van het datateam en hoe verbind je de fysieke én administratieve wereld? CorporatieGids.nl sprak erover met procesarchitect Arjen de Vries en procescoördinator data Anja Zwiers.

Het onderwerp data staat bij Lefier al enkele jaren hoog op de agenda, begint Arjen: “De afgelopen vijf jaar is de hoeveelheid vastgoeddata bij ons enorm toegenomen. Maar de kwaliteit verbeterde niet evenredig. Dat kwam vooral door de NEN2580-verplichting, waarmee we moeten rapporteren op marktwaarde. Hiervoor hebben we onder andere de vierkante meters van ons vastgoed nodig, maar we kwamen erachter dat die voor een deel ontbraken. Het onderwerp data had vroeger te weinig aandacht en het vervelende is dat je hier dus pas achter komt als je die gegevens nodig hebt. Daarom hebben we een datateam in het leven geroepen. Hun missie? Op zoek gaan naar alle data binnen Lefier, dit in een goede structuur gieten en zorgen dat het op één plek te vinden is.”

Dataloket
Volgens Arjen is Lefier in de afgelopen jaren hierdoor veranderd in een dataorganisatie. “We willen niet alleen verantwoordelijkheden binnen processen borgen, maar ook gegevens op één plek registreren. We hebben daarnaast ook een loket waar collega’s kunnen melden als data ontbreken of vermoeden dat het niet klopt – bijvoorbeeld een energielabel of plattegrond – zodat het datateam dat kan controleren en indien nodig aanpassen.”

Prioriteit
Om een dataorganisatie te worden is het nodig de hele organisatie mee te nemen, legt Anja uit. “Iedereen binnen Lefier moet hier prioriteit aan geven. Dat doe je bijvoorbeeld door het te borgen in processen en het updaten van werkinstructies. Daarnaast is de support van directie en management net zo belangrijk. Alleen als het door iedereen uitgedragen wordt, kan het echt vlucht nemen.”

Hergebruik van data
Het hergebruiken van data is daarbij een belangrijk doel voor Lefier: “Voor het bouwen, onderhouden en beheren van vastgoed is veel data nodig,” legt Anja uit. “Denk bijvoorbeeld aan renovaties, het oplossen van een dagelijks onderhoudsproblemen, gepland onderhoud of het opnieuw aanbieden van een woning. Daarbij heb je steeds te maken met verschillende domeinen, zoals fysieke en administratieve, maar ook bijvoorbeeld de kadastrale of eigendomswereld. Door dezelfde data waar mogelijk te hergebruiken over de hele levenscyclus van de woning, kunnen we als organisatie de betrouwbaarheid van onze data verhogen omdat we allemaal werken vanuit één waarheid.”

IFC-modellen
Bij het realiseren van één datawaarheid maakt Lefier onder andere gebruik van Bryder. Arjen: “Wij zien Bryder als de visualisatie van onze vastgoedportefeuille en huisvesten hier onder andere onze plattegronden en 3D-modellen. De keuze voor Bryder in plaats van bijvoorbeeld een ERP-systeem is gericht op het gebruik van IFC-modellen en de daarin opgesloten data. Deze 3D-modellen helpen ons in de communicatie met bijvoorbeeld aannemers, en we kijken momenteel naar hoe we meer kenmerken aan deze data mee kunnen geven. Daarnaast zetten we de eerste stappen met het laten aanpassen van data door onze aannemers. Zien zij iets in een woning dat niet klopt of veranderd is, kunnen ze dat zelf aanpassen waarbij het automatisch ook voor ons verandert.”

Standaarden
Het gebruik van standaarden in een dataorganisatie is volgens Arjen een randvoorwaarde voor een goede bedrijfsvoering. “Denk bijvoorbeeld aan de communicatie met klanten; je wilt hen immers zo goed mogelijk voorzien van informatie. Wanneer een woning vrijkomt wil je een woningzoekende bijvoorbeeld voorzien van zoveel mogelijk actuele informatie zoals foto’s en plattegronden. Dat kan alleen als je gebruikmaakt van standaarden zoals CORA en VERA.”

“Een ander voorbeeld is het gebruik van BI. Door de data vanuit Bryder te analyseren, kunnen we antwoord geven op vragen als waar hebben we bijvoorbeeld nog enkel glas hebben en waar verduurzamingstoepassingen het meeste effect zullen hebben. Daarnaast kun je ook beter signaleren waar data ontbreekt, waardoor je gericht je datakwaliteit kunt verbeteren.”

Digital twins en materialenpaspoort
Op de vraag waar Lefier innovatiemogelijkheden ziet binnen haar dataorganisatie, wijst Arjen onder andere naar het gebruik van digital twins. “Als je onze huidige digitale weergave van een gebouw uitbreidt met sensoren, kun je in real time informatie verzamelen en analyseren. Je kunt dan een vergelijking maken met het Red Bull-team van Max Verstappen, die live data analyseert en info doorgeeft vanuit Engeland. Door gebruik te maken van sensoren kun je live problemen signaleren en vervolgstappen nemen.”

Anja kijkt naar het aanvullen van gegevens met bijvoorbeeld gebruikte materialen. “We hebben een verduurzamingsmissie en door vast te leggen welke materialen in een woning zitten, kun je de waarde bepalen, makkelijker onderhoud plegen én circulariteit toepassen. Die trend past bij onze wens om steeds beter inzicht te verkrijgen in onze gehele portefeuille.”

Dataslag
Het komende jaar wil het datateam een nieuwe slag maken op datagebied, sluit Anja af: “We willen dienstverlenend zijn naar onze collega’s en zorgen dat we steeds beter voorspellingen kunnen maken over onze portefeuille. Dat stelt ons in staat efficiënter te werken. Een onderdeel daarvan is het besef bij deze hele organisatie dat wij continu data creëren die goed moeten worden geregistreerd zodat het later kan worden gebruikt. Daar werken we hard aan en zo groeien we elke dag verder in onze rol als dataorganisatie.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Lefier

Wil je meer weten?

Wil je meer weten over Gebouw Informatie Management en de Validatiecyclus? Neem dan gerust contact met ons op.