Wietse Theeuwen (Havensteder): Datakwaliteit continu verbeteren en borgen in processen door gebruik van Digital Twins

Betrouwbare en valide vastgoeddata zijn onmisbaar geworden voor woningcorporaties. Maar de manier waarop organisaties dit inrichten verschilt nogal. Woningcorporatie Havensteder uit Rotterdam maakt gebruik van Digital Twins voor het beheren van haar vastgoeddata. Hoe werkt dat precies en wat zijn de voordelen van zulke digitale weergaven? CorporatieGids.nl sprak erover met programmamanager Data & Innovatie Wietse Theeuwen.

Digital Twins zijn geen nieuwe technologie voor Havensteder. Vijf jaar geleden vertelde Wietse in CorporatieGids Magazine al over de eerste stappen in het tot leven brengen van de 3D-omgeving. “Digital Twins waren destijds nog geen bekende term,” blikt Wietse terug. “Achteraf gezien was het meer 3D-modellen of BIM. Daar wilden wij als Havensteder ook mee aan de slag. We hebben gekeken naar een partner voor de bibliotheek van onze vastgoeddata en een partner die de 3D-modellen kan maken in onze software. Inmiddels zijn die gevonden en heeft het binnen onze organisatie vlucht kunnen nemen.”

Digitale kopie
Op de vraag wat een Digital Twin precies inhoudt, legt Wietse uit: “Het is een digitale kopie van een woning of gebouw. Dus wat je buiten in het echt ziet, zie je binnen bij een digital twin op de computer ook. De deuren, ramen, muren, daken en meer zijn precies hetzelfde. Overigens gaat een Digital Twin bij Havensteder écht om de kopie van een gebouw. Sommige andere bedrijven – zoals installateurs – maken ook gebruik van Digital Twins, maar bedoelen hier vervolgens bijvoorbeeld een cv-ketel mee.”

Marktwaarde berekenen
Een van de belangrijkste redenen om met Digital Twins aan de slag te gaan, was volgens Wietse het moeten berekenen van de oppervlakte voor de marktwaardering: “Hiervoor heb je technische gegevens nodig van je bezit. Wanneer je gebruikmaakt van Digital Twins, kun je dit automatisch berekenen en doorgeven. Hierdoor besparen we enorm veel tijd en geld. Inmiddels hebben we zo’n driekwart van ons bezit als Digital Twin uitgewerkt, maar we zijn deze nog steeds continu aan het verrijken. Naast het automatisch berekenen van de marktwaarde willen we in de nabije toekomst nog meer automatiseren met onze Digital Twins. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch uitdraaien van verhuurplattegronden of zelfs het bouwkundig tekenwerk.”

Eén vastgoeddatabibliotheek
Havensteder maakt voor het gebruik van Digital Twins gebruik van een platform waarin alle vastgoeddata staan, vertelt Wietse: “We werken hiervoor samen met Bryder. Zij lopen wat ons betreft voorop in het maken van de verbinding tussen data en 3D-modellen. Daarnaast denken ze met ons mee over hoe we zaken kunnen aanpakken, en luisteren ze naar onze feedback over wat we in de software zouden willen terugzien.”

Technologie omarmen
Het meekrijgen van de organisatie bij het gebruik van Digital Twins noemt Wietse een grotere uitdaging dan de techniek. “Hoe zorg je er namelijk voor dat je collega’s zo’n nieuwe technologie echt goed kunnen gebruiken? Automatisering neemt werk weg wat aan de ene kant fijn is, maar ook opgevat kan worden als bedreiging. Een collega hoeft bijvoorbeeld niet langer handmatig oppervlaktes uit te rekenen of bij woningen langs te gaan om zaken op te meten. Het verhaal overbrengen van de kansen die Digital Twins bieden kan lastig zijn, en zeker als medewerkers minder feeling met computers en data hebben. Hoe wij dat binnen onze organisatie hebben aangepakt? Door de nieuwe mogelijkheden stapsgewijs te introduceren. De verhuurplattegronden worden bijvoorbeeld door de Digital Twin automatisch ook als PDF uitgedraaid. Zo laat je zien dat je het kunt gebruiken zoals voorheen, alleen zitten er nu extra mogelijkheden achter. We blijven zo het herkenbare aanbieden en maken de transitie zachter.”

Datawijzigingen verankeren
“Een ander belangrijk onderdeel van het gebruik van Digital Twins is goede datakwaliteit,” vervolgt Wietse. “Als je gewijzigde gegevens niet direct bijwerkt, lopen de echte en digitale wereld niet synchroon. We zijn momenteel nog druk bezig met dit steeds beter te verankeren binnen onze processen, en zijn begonnen met organisatie brede gesprekken over data governance. Uiteindelijk ligt de verantwoordelijkheid voor het aanvragen of doorvoeren van wijzigingen in de Digital Twins bijvoorbeeld bij een verhuurmakelaar of aannemer. De komende maanden willen we kijken hoe we ook buiten mutatiemomenten ervoor kunnen zorgen dat de Digital Twins up-to-date blijven.”

Bewust van goede datakwaliteit
Het gebruik van de digitale evenbeelden heeft ervoor gezorgd dat de medewerkers van Havensteder bewuster werken aan goede datakwaliteit, blikt Wietse terug. “Onze vastgoeddata zijn voor alle medewerkers beschikbaar en omdat de modellen in 3D beschikbaar zijn, spreekt het meer tot de verbeelding. Iemand die bijvoorbeeld met keukens bezig is ziet eerder dat er een fout in de data staat en trekt aan de bel. Daarnaast wordt het ook steeds duidelijker voor Havensteder zelf dat we iets met vastgoedgegevens moeten doen. Werken met losse Excel-bestanden die je aan elkaar moet knopen kan niet meer. Dat zie je ook terug in de steeds verdere professionalisering, bijvoorbeeld rondom de inzet van Power BI en de komst van business proces analisten die de operatie ondersteunen bij het in kaart brengen van processen en de optimalisatie daarvan.”

“Daarnaast zorgt het gebruik van Digital Twins naast meer tijd ook voor besparingen op financieel vlak. Onlangs kregen we de vraag van iemand van Aedes ‘leuk dat je 80 procent van je data als Digital Twin hebt, maar wat heb je eraan?’ Bepaalde processen waar we voorheen veel tijd kwijt waren aan handmatige acties, kunnen we nu meer automatiseren. Stel dat een woning wordt bezocht en een kamer blijkt te zijn opgesplitst in twee kamers. Als er de keuze wordt genomen dit te houden, betekende dat vroeger iemand laten langskomen om de woning op te meten, een nieuwe plattegrond te tekenen, een nieuwe marktwaardeoppervlaktemeting; allemaal handmatige acties met een prijskaartje dat flink kon oplopen tot in de honderd euro per woning. Doordat we Digital Twins hebben, kunnen we dat veel makkelijker en efficiënter aanpassen voor slechts enkele tientjes.”

Continu mee veranderen
Hoewel Havensteder het gebruik van Digital Twins steeds meer omarmt, zijn de Rotterdammers er volgens Wietse nog niet. “De komende twee à drie jaar gaan we keihard verder met het integreren van deze techniek binnen onze bedrijfsvoering. Op ieder moment dat een woning wijzigt – bij renovatie, nieuwbouw, mutatie én meer – moet de Digital Twin mee veranderen. Dat is een megastap, maar wel enorm belangrijk omdat er zoveel automatiseringskracht en besparingspotentie achter schuilgaat. Daarnaast zou het mooi zijn als we in de toekomst met de digital twins onze huurders steeds beter kunnen faciliteren, bijvoorbeeld door het te koppelen aan een huurdersportaal waar ze zelf data kunnen toevoegen. Zo worden wij van steeds betere informatie voorzien waardoor we onze woningen beter kunnen beheren én een steeds optimalere dienstverlening kunnen aanbieden.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Havensteder

Interesse in een Demo? Of kunnen we je ergens anders mee helpen? Laat het hieronder weten