Wil je weten hoe vastgoedbeheerders vanuit huis kunnen werken?

Geen twijfel. De Corona-pandemie heeft ondernemingen flink wakker geschud. Er is hard aan getrokken om het aantal mensen dat in één ruimte werkt te verminderen. Vanaf het moment dat ‘social distancing’ een belangrijke factor werd bij de bestrijding van het virus hebben veel bedrijven een ongelooflijk snelle overgang naar thuiswerken in gang gezet. Laten we eens kijken of vastgoedbeheerders ook goed thuis kunnen werken…

Vastgoedbeheerders vast aan kantoor

In sommige organisaties is thuiswerken beter gelukt dan in andere. Veel bedrijven zetten in op een nieuw normaal met meer thuiswerken dan in het verleden. De vraag is of thuiswerken ook in vastgoedbeheer succesvol kan worden ingezet. Het antwoord op die vraag hangt rechtstreeks samen met de vraag hoe goed de online systemen zijn waarmee je team vanaf elke plek kan werken.

Thuiswerken is natuurlijk lastig als veel informatie opgeslagen is in een systeem van ordners, mappen en papier. Of als alle informatie verspreid is over lokale systemen en servers. Als dit in jouw organisatie het geval is, dan is dit een uitgelezen moment om na te denken over een moderniseringsslag. Denk er bijvoorbeeld eens over na welke informatie en welke acties kunnen worden verplaatst naar een digitaal en online systeem zodat je team altijd en overal kan werken.

OK, maar hoe kan ik dat organiseren?

Het antwoord is: Gebouw Informatie Management. Met een degelijk proces voor het opslaan van informatie, en vervolgens het digitaal beheren van vragen, klachten en problemen met betrekking tot je gebouwen kun je van je team een ‘thuiswerkkampioensteam’ maken. Dat is nu – in tijden van social distancing – belangrijk, maar ook na de pandemie zullen werkplekken flexibel moeten zijn. Digitaal en online werken maakt je organisatie beter, sneller en flexibeler. Het is onderdeel van je toekomst en helpt je voorop te blijven lopen in je dienstverlening.

Stel je eens voor hoe deze processen kunnen veranderen als je over de juiste digitale tools beschikt:

• Met de juiste toegang tot gebouwinformatie kun je e-mails en telefoontjes van huurders of technici snel beantwoorden zodat zij weer verder kunnen.
• Online systemen kunnen zelf rekenen, dus als je hoeveelheden nodig hebt, heb je die in een handomdraai. Twee clicks kunnen al volstaan.
• Met rapportagetooling geef je het management in een handomdraai de rapportages die ze nodig hebben.
• Verhuurplattegronden vind en deel je in een paar seconden met je collega’s van verhuur. Of – nog beter – je kunt je collega’s zelf toegang geven zodat zij er zelf over kunnen beschikken.
• Zelfs NEN2580-meetrapportages kunnen geautomatiseerd worden gemaakt, elk jaar weer. Dat is niet langer een groot project, maar bij wijze van spreken slechts een druk op de knop.
• En: samenwerken is via een online systeem heel eenvoudig. Jij en je team hebben 24/7 toegang tot alle relevante informatie. Ongeacht waar iedereen is.

Werken op afstand: de toekomst van vastgoedbeheer?

Bedrijven in het hele land en over de hele wereld hebben ervaren dat digitale processen hun werk en procedures flexibeler maakt en veel tijd bespaart. Ook zonder Corona zal dat blijven. Is iemand in één gebouw en komt er een telefoontje over een ander gebouw? Als je werkt via een digitaal platform is dat geen enkel probleem. Binnen minuten of zelfs seconden heb je het antwoord. Corona heeft ons laten zien dat er veel mogelijk is als je de stap zet om te innoveren.

Dus, is thuiswerken mogelijk in vastgoedbeheer? Zeker. Het kan heel goed en helpt het serviceniveau van je bedrijf te verbeteren. Afgelopen jaar hebben we de voordelen van thuiswerken gezien, nu is het de tijd om ook gebouwinformatie goed en digitaal te organiseren.

Wil je meer weten over Gebouw Informatie Management? Neem dan gerust contact met ons op.