Je vastgoeddata op orde krijgen? Dat pak je zo aan:

Vastgoedbeheerders bij verschillende corporaties ervaren vergelijkbare uitdagingen bij het werken met vastgoeddata. Hoewel er al veel vooruitgang is geboekt, blijven er altijd kansen om nog efficiënter en betrouwbaarder om te gaan met vastgoeddata. Bryder heeft een duidelijke visie en een ideaalbeeld van de toekomst van vastgoeddatamanagement, en het proces dat je wil hanteren om dit te verwezenlijken. In dit artikel delen we inzichten in dit proces, wat je kunt verwachten als je hieraan begint, en 5 belangrijke leringen die wij bij elke implementatie of herstructurering toe te passen.

Begin met wat je hebt

Elk digitaliseringstraject is anders. Bij iedere partij worden dingen op een andere manier aangepakt en wordt data op een andere manier bewaard. Bij de ene verhuurder zit alles netjes in een digitale SharePoint, en bij de ander wordt er nog vaak in een archiefkast gedoken. Hoe het er ook uit ziet, het advies blijft hetzelfde: Begin met wat je hebt.

Breng in kaart welke data beschikbaar en betrouwbaar is en stel prioriteiten in wat je wil digitaliseren. Het is belangrijk dat je accepteert dat de huidige situatie is zoals die nu is, en dat je je als organisatie besluit toe te wijden aan het organiseren van je data. Hierin is het op termijn belangrijker dat je goed nadenkt over processen, rechten en rollen dan hoe ver je organisatie is wanneer je begint.

Geïntegreerd systeem

Diverse woningcorporaties maken momenteel gebruik van Bryder om vastgoeddata op één centrale plek te beheren. De unieke integratiemogelijkheden van Bryder zorgen ervoor dat data uit verschillende platforms naadloos met elkaar kunnen worden verbonden. Hierdoor worden gegevens efficiënt verzameld en verspreid. Daarnaast zorgen de data-analyse functionaliteiten voor minder inconsistentie en foutieve gegevens. De ingebouwde data-screening en validatiefuncties stellen vastgoedbeheerders in staat om de gegevenskwaliteit aanzienlijk te verbeteren en dubbele invoer te verminderen. Hierdoor wordt wekelijks veel tijd en energie bespaard, die nu kan worden besteed aan strategische analyses en datagestuurde beslissingen. Bovendien leidt efficiënter inplannen tot kostenbesparingen per ingreep.

Toekomstvisie

Wanneer woningcorporaties eenmaal gekozen hebben voor een systeem voor hun vastgoeddata is er een grote stap gezet. Echter ben je er dan nog niet. Gelukkig hebben beheerders van vastgoeddata een goed idee van waar ze staan en waar ze heen willen. Het verschilt per corporatie wat de volgende stap is, maar stappen die veel woningcorporaties nog moeten maken zijn het digitaliseren van alle fysieke documenten, het borgen van processen binnen de organisatie en het hanteren van datastandaarden ten behoeve van de uitwisseling en controles op de datakwaliteit. Wanneer dit op orde is kun je namelijk processen gaan automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het ophalen van plattegronden uit Bryder bij het adverteren van woningen in je woonruimteverdeelsysteem. Of middels integraties met inspectieapplicaties het automatisch updaten van je data in Bryder na een inspectie. Verbeteringen zoals deze in de processen van woningcorporaties verhogen de betrouwbaarheid van deze processen en besparen een hoop tijd.

Wil je hiermee aan de slag? De volgende 5 tips zijn bijna universeel toepasbaar bij het op orde krijgen van vastgoeddata.

Belangrijke tips:

1. Begin met een schone lei: Verzamel alle gegevens op één centrale locatie en werk vanaf daar verder.
2. Gebruik zo veel mogelijk (automatische) integraties: Hiermee zorg je voor betrouwbare en actuele data.
3. Verbeter de gegevenskwaliteit: Maak gebruik van ingebouwde datakwaliteitscontroles om de kwaliteit van de gegevens te verbeteren en dubbele invoer te verminderen.
4. Automatiseer waar mogelijk: Streef naar automatisering van processen om betrouwbaarheid te verhogen en tijd te besparen.
5. Betrokkenheid en heldere processen: Zorg ervoor dat alle betrokkenen dezelfde procedures volgen en begrijpen waarom de geïntegreerde systemen belangrijk zijn. De CORA processtandaarden kunnen hierbij gehanteerd worden.

Met deze tips en een duidelijke visie op de toekomst van vastgoeddatamanagement, boeken verschillende woningcorporaties dagelijks duurzame vooruitgang in hun datamanagement.ij