Yomar Liriano (Woongroen): Datacentralisatie na fusie als fundament voor verdere groei en ontwikkeling.

Sinds afgelopen januari gaan woningcorporaties Woonstichting SSW en Woongoed Zeist samen verder onder een nieuwe naam: Woongroen. De aanloop naar de fusie was een intensief traject waarbij onder andere enorme hoeveelheden data moesten worden samengesmolten om een efficiënte bedrijfsvoering te garanderen. Hoe heeft de corporatie – verantwoordelijk voor zo’n 13.000 huurwoningen in de gemeenten Zeist en De Bilt – dit proces aangepakt en wat bleken daarbij de succesfactoren? CorporatieGids.nl sprak erover met Vastgoedadministrateur Yomar Liriano.

Begin dit jaar fuseerden SSW en Woongoed Zeist tot Woongroen. Yomar: “Deze fusie betekende dat we hard moesten werken om een goede basis neer te leggen voor hoe we met data omgaan binnen de nieuwe organisatie. Denk daarbij aan het actualiseren van gegevens, uitvoeren van een datareiniging, zorgvuldige datamigratie en het harmoniseren van data. Hoewel dit een uitdaging was, bood het ons ook de kans om processen te herzien én verbeteren. Zodat we in de toekomst efficiënter kunnen werken.”

Best practices combineren
Op de vraag of de fusie een aangewezen moment was om een nieuwe datavisie op te stellen, vertelt Yomar: “We hebben gekeken hoe beide organisaties omgingen met data en hebben besloten om het ERP-systeem van Woongoed Zeist te blijven gebruiken, omdat deze beter past bij wat Woongroen nodig heeft. Wel hebben we de vastgoedcartotheek van SSW overgenomen. Als een manier van werken bij de ene corporatie beter is dan de andere, en het past in de systemen die we kiezen, hebben we die manier van werken overgenomen. Zo combineren we de best practices van beide organisaties. Niet alleen wat betreft databeheer, maar ook in de nieuwe processen binnen Woongroen.”

Eén centrale plek
De corporatie in De Bilt en Zeist heeft ervoor gekozen om alle vastgoedinformatie centraal op één plek op te slaan binnen het vastgoedsysteem Bryder. “Deze centralisatie biedt verschillende voordelen,” legt Yomar uit. “Allereerst is Bryder een platform waarop alle technische informatie gemakkelijk gedeeld kan worden met derden, zoals leveranciers en contractpartijen. Zo kunnen we beter communiceren en samenwerken, wat handig is bij bijvoorbeeld projecten of in het onderhoudsproces. Door daarnaast alle technische informatie op één centrale plek op te slaan wordt het voor medewerkers eenvoudiger informatie te vinden en te raadplegen. Bryder biedt ook mogelijkheden voor het implementeren van datakwaliteitsmonitors. Daarmee wordt de nauwkeurigheid, volledigheid en consistentie van de gegevens bewaakt en gecontroleerd. Zo kunnen we voor goede datakwaliteit zorgen binnen de organisatie.”

Extra stap
“Het fijne aan de samenwerking met Bryder is dat zij écht een extra stap zetten voor hun klanten. Denk aan hun vermogen om snel en adequaat problemen aan te pakken, klantgerichte feedbackverzameling om suggesties mee te nemen in hun roadmap en kosteloze ondersteuning. Zo hebben ze ons geholpen om ons nieuwe logo op alle plattegronden te zetten. Dit laat ziet dat Bryder niet alleen gericht is op het leveren van diensten, maar ook op het helpen van klanten om hun merkimago te versterken.”

Groei en ontwikkeling
Bij het samenvoegen van de data van SSW en Woongoed Zeist heeft Woongroen gekozen voor een ervaren partner om het migratieproces te leiden. “Daarbij is de keuze gevallen op Chaptr2. Onder hun leiding hebben we het hele migratieproces doorlopen. Van voorbereiding, migratieplanning en uitvoering, tot testen, validatie, training en acceptatie. Het doel van het project was om ervoor te zorgen – met hulp van Chaptr2 en later ook ERP-leverancier Aareon – dat Woongroen beschikt over goede informatie in haar processen én dat de organisatie klaar is voor groei en ontwikkeling in de toekomst.”

Asbestgegevens
Momenteel zit Woongroen nog middenin het project, legt Yomar uit: “Hoewel we al veel gegevens hebben ingevoerd, zijn we nog niet klaar. Vooral omdat de gegevens nog niet volledig zijn. Op dit moment richt ik mij voornamelijk op het aanvullen van de gegevens per categorie nu de plattegronden zijn toegevoegd aan Bryder.”
“Een specifiek voorbeeld van waar we momenteel aan werken, is het overzetten van alle asbestgegevens. Dit is een cruciale categorie van informatie die nauwkeurig moet worden beheerd en bijgewerkt. Door stapsgewijs per categorie te werk te gaan, streven we ernaar Bryder geleidelijk aan te vullen met alle relevante vastgoeddata van Woongroen.”

Gefaseerde gegevensoverdracht
“Daarbij kijken we ook welke koppelingen ons daar eventueel bij kunnen helpen,” sluit Yomar af. “Dit proces van gefaseerde gegevensoverdracht zal ervoor zorgen dat Bryder een uitgebreide en up-to-date bron van informatie wordt voor ons vastgoedbeheer. Een essentiële stap, want door het steeds beter worden in beheren van data kunnen we onze gebouwen beter begrijpen, efficiënter werken en onze bewoners en partners beter van dienst zijn.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Veenvesters

Vragen na het lezen van dit artikel? Of kunnen we je ergens anders mee helpen?

Laat het hieronder weten. Dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.