In een organisatie met een grote vastgoedportefeuille is het bijhouden van alle gebouwinformatie niet makkelijk. Mutaties, inspecties, verbouwen, aanbouwen, optoppen en verduurzamen; Bij alle projecten zijn co-makers of aannemers betrokken, en bij alle projecten verandert het vastgoed. Naast de fysieke aanpassingen aan het vastgoed is er ook een grote informatiestroom van de corporatie naar deze ketenpartners en van de ketenpartners naar de corporatie. Al deze informatie over je vastgoed en de aanpassingen hiervan wil je als beheerder goed bijhouden. Het onderwerp “Vastgoeddata op orde ” leeft dan ook bij veel corporaties. Vastgoeddata op orde hebben is in theorie heel makkelijk. Je inventariseert de huidige stand van je vastgoed en slaat het op in de verschillende systemen of lijstjes. Verandert er wat in je vastgoed, dan verander je dat ook in je vastgoeddata. Houd je dit bij, dan is je vastgoeddata op orde.

Gebouw Informatie van de corporatie naar de co-maker

De praktijk is jammer genoeg niet zo makkelijk. In de voorbereiding bij projecten is vaak een grote set aan informatie nodig voor de co-maker om te bepalen wat een goede aanpak is voor een complex. Zaken als dakoppervlak, installatie-informatie en glas- en kozijninformatie zijn vaak noodzakelijk om tot goede planvorming te komen. Daarnaast zijn er vastgestelde beleidsuitgangspunten per complex nodig om binnen kaders de juiste uitvoering van plannen te realiseren.

Deze benodigde informatie wordt vaak opgeslagen middels Excel-lijstjes, e-mails en andere samengestelde uittrekstaten. Deze manier van informatie samenstellen is niet alleen onnodig ingewikkeld. Het zorgt er ook voor dat belangrijke informatie regelmatig incompleet is of zelfs helemaal ontbreekt. Dat is vervelend, want een ketenpartner, computer of informatiesysteem kan nog zo intelligent zijn. Wanneer het met onjuiste data gevoed wordt, zal het resultaat dat ook zijn. Immers: ’garbage in’ is ‘garbage out’.

Gebouw informatie van de co-maker terug naar de corporatie

Ook de weg terug van informatie is zeer relevant. Regelmatig bestaat deze informatiestroom van de co-maker naar de corporatie uit het periodiek uitwisselen van lijstwerk. Een lijstje met cv-ketels, een lijstje met dakinspectie gegevens, een lijstje met badkamer-, keuken- en toiletvervangingen, en ga zo maar door. Deze lijstjes komen in een e-mail box die in veel gevallen handmatig wordt overgenomen in verschillende softwaresystemen. Logischerwijs blijven veel lijstjes hangen in de inbox of wordt informatie slecht of niet verwerkt in de standaard applicaties. Met als gevolg dat er verschillende waarheden over één set aan informatie bestaan.

Voor je strategische- en assetmanagement is het noodzakelijk om over actuele, volledige en juiste gebouwinformatie te beschikken. Een besluit over de toekomst van vastgoed kun je niet baseren op gedateerde of verkeerde gebouw informatie.

Oplossingen

Al met al: vaak gedoe, veel gedoe… En éigenlijk onnodig. Het kan namelijk ook anders.

Wat je wil is dat iedere schakel in de keten over dezelfde informatie beschikt. Dit vereist een duidelijk proces van informatie-uitwisseling. In dit proces dienen bronnen eenduidig te zijn en bronbeheerders te zijn aangewezen (Hoe dat binnen Bryder is ingericht lees je hier). Over dezelfde informatie beschikken houdt ook in dat deze informatie dynamisch is over de hele keten. Wanneer de vastgoedbeheerder een aanpassing maakt, moet de aannemer direct kunnen beschikken over een actuele dataset. Wanneer er beleidsuitgangspunten wijzigen, dienen deze direct beschikbaar te zijn voor alle collega’s en co-makers.

Gebouwinformatie moet met elkaar mee veranderen, en doorrekeningen die gemaakt zijn op basis van bepaalde brondata moeten óók aan de andere kant van de keten automatisch doorberekend worden.

Zo’n systeem en set aan afspraken kun je zelf ontwikkelen, maar Bryder heeft hier uiteraard ook een blauwdruk voor. Daarnaast krijgt alle gebouwinformatie een plek in het Bryder platform. Met de integratie met SAM van Ortec Finance is niet alleen de actuele gebouw informatie in SAM beschikbaar, maar ook het vastgestelde complexbeleid uit SAM voor iedereen beschikbaar in het Bryder platform. Hoe dit precies werkt binnen Bryder lees je hieronder.

Een huurdersmutatie binnen Bryder

We beginnen met de inspectie. De inspecteur gebruikt een inspectie app, en doet zijn gebruikelijke rondje door de woning. Overal worden foto’s van gemaakt, en de inspecteur inventariseert alle relevante gegevens in de woning. Bijvoorbeeld of de cv-ketel informatie nog klopt, of de eerder opgenomen maatvoering juist is en welke zelf aangebrachte voorzieningen (ZAV) er aanwezig zijn. Door een opname app te selecteren met gestandaardiseerde datavelden, is alle gebouwinformatie uitwisselbaar met andere ketenpartijen en de door hen gebruikte software. Door gebruik te maken van door Bryder gestandaardiseerde koppelingen zorgt Bryder ervoor dat de inspecteur met een druk op de knop deze informatie door kan sturen naar het Bryder platform. Nu is alle gebouwinformatie voor iedereen, altijd en overal vindbaar, valide en actueel. Handig, want deze informatie is cruciaal voor de aannemer die de volgende week onderhoud moet uitvoeren op deze woning. Ook voor assetmanagers is het cruciaal om te beschikken over actuele gebouw informatie voor het bepalen van beleid.

Daarna komt het deelbaar maken van gebouwinformatie om de hoek kijken. Voor de aannemer is het namelijk erg handig om toegang te hebben tot deze gebouwinformatie. Hiermee kan hij de juiste vakman op pad sturen waardoor deze effectief en efficiënt het onderhoud uitvoeren. Dit betekent een hogere first time fix ratio en uiteindelijke een kortere leegstand van de woning.

Door de koppeling tussen Bryder en SAM zijn in Bryder alle beleidsuitgangspunten vanuit SAM zichtbaar. Wanneer is welke ingreep gepland? Worden binnenkort de verwarmingsketels vervangen? Deze informatie is direct beschikbaar voor co-makers en ketenpartners. Hiermee voorkom je onnodige ingrepen in de portefeuille.

Om het proces van data-uitwisseling soepel te laten verlopen heeft Bryder het mogelijk gemaakt om nieuwe gebruikers aan te maken en deze gebruikers specifieke rechten te geven. Wil je dat de aannemer alleen de gebouwinformatie kan raadplegen? Dan geef je die specifieke rechten. Wil je dat hij ook aanpassingen aan het vastgoed kan verwerken in Bryder? Dan geef je hem ook die rechten.

Op die manier kun je als gebouw informatie manager je data controleren, vindbaar houden en deelbaar maken met alle ketenpartners die betrokken zijn bij het periodieke inspectierapport, of verduurzamingstraject, verbouw, ombouw, noem maar op!